9. Règles administratives

9.1 Cartable de travail

Dans le local des accompagnateurs-répit, vous retrouverez un porte-dossier contenant tous les outils et formulaires qu’un accompagnateur-répit peut avoir à utiliser durant son travail. Ce porte-dossier contient des copies vierges pour chaque document qui suit :

Le journal de bord du répit à domicile;
Le rapport de suivi d’événement ciblé et situation particulière;
Le rapport du répit qui compte;
Le formulaire de suivi des apprentissages;
Le formulaire de demande de congé;
Le formulaire de vacances;
Le formulaire de remboursement d’assurance;
Le formulaire de déclaration d’accident de travail.

*Ces documents se retrouvent également sur site web de la MSA au servicesauxaidants.ca dans la section Accompagnateurs-Répit. Demander à l’agent de liaison pour les accès.

9.2 Tenue d’un journal de bord

Le journal de bord est un outil de communication qui sert à :

Faire un suivi avec le proche aidant, la famille, les accompagnateurs-répit, l’agent de liaison et les intervenants psychosociaux et tout autre intervenant externe autorisé;
Suivre l’évolution quotidienne de l’état de santé de la personne aidée et l’environnement de travail afin d’adapter les services en fonction des besoins de cette dernière;
Protéger les employés dans l’ensemble de leur travail.

Il est important que le journal de bord soit complété lors de chaque période de répit, avec professionnalisme en notant les faits pertinents et objectifs. Ce qui est considéré comme un fait pertinent :

Un changement de comportement de la personne aidée;
Un changement dans la situation de santé de la personne aidée (Ex. : Mme est maintenant alitée en permanence);
Une nouvelle activité qui facilite l’approche ou la collaboration de la personne aidée.

La méthode de rédaction du journal de bord doit respecter la philosophie de l’organisme, soit en offrant une qualité de service au proche aidant tout en considérant l’intégrité de celui-ci. Pour ce faire, vous pouvez vous référer au document de votre cartable d’employé concernant les règles de rédaction qui doivent être suivies. Plus précisément :

S’assurer de remplir le journal de bord tel que mentionné dans la formation à cet effet ou lors de l’embauche;
Relater des faits observables et mesurables en lien avec la personne aidée;
Éviter les jugements de valeurs et les perceptions (Ex. La conjointe de M. semble très épuisée);
Utiliser des mots clés (ex. : personne aidée fébrile, démontre de l’impatience lors du changement culotte, etc.);
S’assurer de l’aspect soigné du document (ex. : nom complet de la personne aidée, écriture lisible, éviter le barbouillage, etc.);
Être concis en utilisant des termes précis.

Si l’espace alloué est insuffisant, l’accompagnateur-répit peut utiliser le verso de la feuille ou prendre une feuille blanche qui doit être identifiée et attachée au document.

L’accompagnateur-répit ne doit pas partager ses inquiétudes ou ses questionnements dans le journal de bord. Pour toute inquiétude en lien avec un proche aidant et/ou la personne aidée, l’accompagnateur-répit doit s’adresser à la direction de La Maison soutien aux aidants, et ce, le plus rapidement possible.

9.3 Présence au travail et ponctualité

Lors d’absence et de retard, pendant les heures de bureau, l’accompagnateur-répit doit aviser soit l’agent de liaison, la direction ou faire le 0 afin de rejoindre un employé de bureau qui pourra transmettre l’information rapidement. Lorsque les bureaux sont fermés, l’accompagnateur-répit doit communiquer avec la personne responsable du cellulaire d’urgence pour l’aviser de son absence ou du retard. Faute de quoi, l’absence ou le retard sera considéré non justifié.

Si l’accompagnateur-répit doit quitter son lieu de travail avant la fin du répit prévu à l’horaire :

Il doit obligatoirement en aviser l’agent de liaison ou contacter la personne responsable du cellulaire d’urgence afin de s’assurer qu’il soit remplacé par un collègue ou bien que le proche aidant soit avisé de l’absence de l’accompagnateur-répit;
De plus, il doit obligatoirement aviser l’agent de liaison ou contacter la personne responsable du cellulaire d’urgence si le proche aidant souhaite que l’accompagnateur-répit quitte son domicile avant la fin du répit.

L’accompagnateur-répit doit s’en tenir exclusivement à l’horaire de travail. Toute dérogation doit être approuvée par la direction. Aucun changement à l’horaire ne doit être discuté entre l’accompagnateur-répit et le proche aidant et/ou la personne aidée. Si le proche aidant désire faire des changements à l’horaire, il doit communiquer directement avec l’agent de liaison.

9.4 Demande de congé et de vacances

Toutes les demandes de congé doivent être faites par écrit et remises à l’agent de liaison en main propre ou par courriel selon les consignes établies.

*Ces documents se retrouvent également sur site web de la MSA au servicesauxaidants.ca dans la section Accompagnateurs-Répit. Demander à l’agent de liaison pour les accès.

9.5 Directives à suivre lors d’annulations de répit

(Tableau aux pages 18 et 19)

Répit à domicile

Situation	Moment	Action, résultat, paye
Annulation du répit à domicile sans avertissement	Durant les heures de bureau (Du lundi au vendredi de 9h à 16h)	Lorsque le répit est annulé sans que l’accompagnateur-répit n’ait été avisé à l’avance, celui-ci a plusieurs choix : 1- S’il désire être payé l’indemnité de 3 heures, il doit faire de la formation continue (lecture, vidéos, webinaires, etc.) pendant les 3 heures et ensuite compléter le document de suivi d’apprentissage pour le remettre aux agents de liaison la même journée. (Les choix de lectures, webinaires et vidéos sont fournis par la MSA). 2- Il peut utiliser ses heures accumulées de congé santé pour se faire payer les heures manquantes. 3- Il peut décider de tout simplement prendre un congé sans rémunération. *L’accompagnateur-répit qui s’est rendu au domicile, se fera payer son kilométrage habituel pour le déplacement.
Annulation du répit à domicile sans avertissement de la direction	En dehors des heures de bureau (Du lundi au vendredi après 16h et la fin de semaine)	Lorsque le répit est annulé sans que l’accompagnateur-répit n’ait été avisé à l’avance, celui-ci a plusieurs choix : 1- S’il désire être payé l’indemnité de 3 heures, il doit faire de la formation continue (lecture, vidéos, webinaires, etc.) pendant les 3 heures et ensuite compléter le document de suivi d’apprentissage pour le remettre aux agents de liaison la même journée. (Les choix de lectures, webinaires et vidéos sont fournis par la MSA). 2- Il peut utiliser ses heures accumulées de congé santé pour se faire payer les heures manquantes. 3- Il peut décider de tout simplement prendre un congé sans rémunération. *L’accompagnateur-répit qui s’est rendu au domicile, se fera payer son kilométrage habituel pour le déplacement.
Annulation du répit à domicile avec avertissement *L’avertissement peut avoir lieu la journée même ou quelques jours avant.	En tout temps	Lorsque la direction informe l’accompagnateur-répit d’une annulation, ce dernier ne sera pas payé pour les heures et le kilométrage du répit annulé. *Un message sur la boîte vocale et par courriel à l’accompagnateur-répit est considéré comme un avertissement. L’accompagnateur-répit a la responsabilité de vérifier sa boîte vocale et ses courriels.

Relais-Répit (à tout moment)

Situation	Action, résultat, paye
Aucun client (personne aidée) ne se présente au Relais-Répit	Si personne ne se présente, les accompagnateurs-répit doivent rester minimalement 30 minutes au cas où une personne se présenterait en retard. L’accompagnateur-répit peut ensuite choisir l’une des options suivantes : 1- S’il désire être payé l’indemnité de 3 heures, il doit faire de la formation continue (lecture, vidéos, webinaires, etc.) pendant les 3 heures et ensuite compléter le document de suivi d’apprentissage pour le remettre aux agents de liaison la même journée. (Les choix de lectures, webinaires et vidéos sont fournis par la MSA). 2- Il peut utiliser ses heures accumulées de congé santé pour se faire payer les heures manquantes. 3- Il peut décider de tout simplement prendre un congé sans rémunération. 4- L’accompagnateur-répit peut décider de quitter les lieux et être payé le temps de sa présence (ex. 30 minutes).
Trois clients (personnes aidées) ou moins se présentent au Relais-Répit	Un des accompagnateur-répit doit effectuer les tâches au registre des tâches à faire à La Maison soutien aux aidants pendant que l’autre accompagnateur-répit s’occupe des personnes présentes tout en gardant une présence en cas de besoin de l’autre accompagnateur-répit. Les accompagnateurs-répit auront la possibilité d’échanger les rôles durant le Relais-Répit.
Annulation du Relais-Répit avec avertissement de la direction *L’avertissement peut avoir lieu la journée même ou quelques jours avant	Lorsque la direction informe les accompagnateurs-répit de l’annulation du Relais-Répit à l’avance, ces derniers ne seront pas payés pour le bloc d’heures du Relais-Répit. *Un message sur la boîte vocale et par courriel à l’accompagnateur est considéré comme un avertissement. L’accompagnateur-répit à la responsabilité de vérifier sa boîte vocale et ses courriels.

9.6 Stationnement

Du 15 novembre au 1^er avril, le stationnement dans les rues est interdit. La direction ne rembourse pas les contraventions. Vous êtes responsables de vous trouver un lieu de stationnement vous évitant des frais.

9.7 Appels personnels

Les appels téléphoniques sur les heures de travail doivent être faits en cas d’urgence seulement. L’accompagnateur-répit doit aviser la direction lorsqu’il a effectué un appel d’urgence pendant une période de répit. L’accompagnateur-répit doit éviter d’effectuer des appels interurbains personnels sauf si la direction lui en a donné l’autorisation, et ce, autant à domicile qu’au bureau.

Selon des mesures exceptionnelles, il est possible que l’accompagnateur-répit ait à répondre à un appel de la part de son employeur durant ses heures de travail. L’accompagnateur-répit doit s’assurer en tout temps que l’appel ne nuise pas à la sécurité de la personne aidée avec qui il est au moment de l’appel.

9.8 Mesure sanitaires

L’accompagnateur-répit doit en tout temps suivre les mesures sanitaires mises en place par la direction.

Au moment de la révision de ce manuel de travail, le port du masque est obligatoire en présence de la clientèle. En ce sens, tous les accompagnateurs-répit doivent porter le masque lorsqu’ils sont au domicile d’un client et/ou au Relais-Répit.