10. Mécanismes d’aide et de traitement des plaintes

Pour tous les points nommés au bas, si la direction générale est impliquée dans la situation de harcèlement, la présumée victime doit alors s’adresser à un membre du conseil d’administration.

1. Les étapes préliminaires au dépôt formel d’une plainte de harcèlement :
   • La direction générale doit favoriser le règlement de la situation problématique de harcèlement par des actions concrètes qui apportent des solutions.

La présumée victime :

• doit signifier, dans la mesure du possible, au présumé harceleur que sa conduite est indésirable ;
• Si cela est impossible ou ne met pas fin à la situation, elle doit prévenir la direction générale afin de favoriser une intervention rapide et une résolution du problème ;
• peut consulter toutes autres personnes spécialisées afin d’être soutenue psychologiquement au niveau des conséquences de la situation vécue au travail et afin de l’aider à prendre des décisions dans la démarche à entreprendre ;

2. Premier niveau d’intervention : La conciliation

La première approche privilégiée par La Maison soutien aux aidants vise la résolution des conflits de façon pacifique en favorisant la conclusion d’une entente entre les deux parties. Pour se faire, il existe une procédure de gestion de conflit à laquelle se référer.

Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une situation potentielle ou réelle de harcèlement psychologique, la présumée victime doit s’adresser à la direction générale afin de dénoncer cette situation.  

À cette étape, la direction générale peut :

• tenter de régler le problème par une rencontre individuelle avec le présumé harceleur ;
• intervenir dans le milieu de travail ;

Intervention dans le milieu:

L’intervention dans le milieu est faite par la direction générale. Cette intervention peut prendre différentes formes dont une intervention indirecte visant à sensibiliser le milieu ou une intervention directe auprès des personnes concernées afin de faire cesser la situation de harcèlement.

3. Deuxième niveau d’intervention : le traitement de la plainte

• Admissibilité :

Toute personne qui croit faire l’objet de harcèlement ou qui constate une situation potentielle ou réelle de harcèlement dans le milieu de travail telle que définie dans la présente politique peut s’adresser à la direction générale dans les 90 jours après la dernière manifestation de la conduite faisant l’objet de la plainte.

Il incombe à la direction générale de déterminer si la situation signalée relève de la présente politique. Elle peut faire appel au conseil d’administration ou à une personne-ressource externe afin de se faire aider au niveau de la recevabilité de la plainte.

Si la plainte est jugée non recevable, un soutien sera offert à la personne présumée victime et une autre intervention sera déterminée afin de solutionner rapidement le problème.

Une plainte est jugée non recevable quand la situation relève de l’exercice normal du droit de gestion tel que décrit au point 8, d’un conflit de travail, du stress relié au travail et des conditions et contraintes professionnelles difficiles.

• Réception d’une plainte formelle :
  • La plainte formelle est faite par écrit sur le formulaire prévu à cette fin. Elle précise la nature des faits reprochés à la personne présumée harceleur. Elle est signée par la personne qui la dépose. Le dépôt de la plainte donne l’autorisation pleine et entière d’en divulguer le contenu, c’est-à-dire les allégations formulées par la présumée victime et son identité, à la personne visée et à toute personne impliquée dans le traitement de la plainte.
  • La plainte est déposée à la direction générale. Dès le dépôt de la plainte formelle, la direction générale offre la possibilité à la présumée victime de régler la situation par la médiation.
  • La direction générale évalue la recevabilité de la plainte en lien avec la politique de prévention du harcèlement au travail. Lorsque la décision disposant de la plainte est rendue par la direction générale, elle est communiquée par écrit à la personne présumée victime. Elle précise si la plainte a été accueillie ou rejetée.

• La médiation :
  • La médiation est un processus volontaire et confidentiel qui doit être accepté dans un premier temps par la présumée victime. Si cette dernière accepte la médiation, elle est alors proposée au présumé harceleur qui peut lui aussi accepter ou refuser la médiation. La médiation doit être acceptée par les deux parties.
  • La médiation est effectuée par un médiateur externe selon les besoins et les circonstances.
  • La médiation utilise la coopération et la négociation pour arriver à un accord à l’amiable entre les parties et éventuellement pour faire cesser la situation de harcèlement.
  • La médiation se conclut éventuellement par une entente entre les parties qui est signée et consignée au dossier.
  • Un suivi de cette entente est effectué par la direction générale.
  • En cas d’échec ou de refus de la médiation, un processus d’enquête est entamé.

• L’enquête : (La personne qui effectue l’enquête n’est pas la même personne qui a fait la médiation.)
  • Si la plainte est jugée recevable et que la médiation a été refusée par l’une ou l’autre des parties ou a échoué, il y a donc une enquête d’ouverte par un enquêteur externe.
  • L’enquêteur externe rencontre la personne présumée victime afin de bien comprendre et formuler les allégations de la plainte.
  • L’enquêteur externe rencontre le présumé harceleur afin de l’informer des allégations de la plainte de harcèlement déposée contre elle.
  • Si le présumé harceleur reconnaît les faits, la direction générale doit :
    • L’aviser directement et par écrit de cesser immédiatement les comportements reprochés et accompagner cet avis d’une copie de la politique de prévention du harcèlement au travail
    • Exercer le suivi nécessaire pour s’assurer que cette personne se conforme à cet avis ;
    • Selon la gravité des faits ou si les comportements se reproduisent, la direction générale prend les décisions et applique les mesures nécessaires pour régler la situation.
  • Si le présumé harceleur nie les allégations, il prépare sa version des faits et revient faire son témoignage à l’enquêteur.
  • L’enquêteur peut par la suite rencontrer d’autres personnes s’il y a lieu (témoins, etc.)
  • L’enquêteur dégage des conclusions de l’enquête et remet un rapport à la direction générale incluant ses recommandations.
  • La direction générale procède ainsi à la mise en place des recommandations de l’enquêteur ou de mesures disciplinaires s’il y a lieu.

• Fin du traitement d’une plainte :

Le traitement d’une plainte dans le cadre des procédures de la présente politique se termine par l’arrivée de l’un ou l’autre des événements suivants :

• retrait de la plainte ;
• conclusion d’une entente entre les personnes concernées ;
• application de mesures ou recommandations de l’enquêteur par la direction générale